顧客情報がソフトウェアに入力され、報告用にExcelへ出力され、メールで取引先へ送られ、さらに個人のパソコンにも保存される。出所を確認したり訂正依頼に対応したりする際、企業は複数の部署に問い合わせて、ようやく全体像をつなぎ合わせることになります。

問題は、管理文書と従業員の実際の業務との間にあるギャップです。個人データ保護法（第91/2025/QH15号）は2026年1月1日に施行され、データ管理基盤の見直しは企業が注目すべきテーマとなっています。[1]

データが見えないことによる隠れたコスト

責任者と統一された一覧がないと、情報が必要になるたびに探索作業が発生します。業務部門はIT部門を待ち、ベンダーに問い合わせても範囲が不明確で、新旧の資料が混在します。

会議、やり取り、照合にかかる時間は管理コストとして考えるべきです。どのデータを管理し、誰が更新するのかが決まっていなければ、新しいツールを導入しても問題は解決しないかもしれません。

具体的な一つの業務から始める

Metatekは、採用や顧客からの問い合わせ受付など、データが明確で調整窓口がある業務を一つ選ぶことを提案します。

各ステップについて、データの種類、利用目的、保存場所、アクセスできる人、受け渡し先、不要になった際の処理を記録します。

これは着手のための業務調査の提案であり、すべての法的要件に代わるチェックリストではありません。NISTプライバシーフレームワークも、データ処理のライフサイクルと各組織の状況に応じてリスクを捉えています。[2]

ソフトウェア外のコピーを見落とさない

調査では、ファイルの出力、メール送信、フォルダ共有、外部への資料の受け渡しについても確認する必要があります。こうした手順は、技術的な構成図よりも現場の担当者の方がよく知っていることが多いものです。

有用な成果とは、改善点を示せる一覧です。使われていない権限の削除、保存場所の統一、更新担当者の決定、共有前の確認手順の追加などが挙げられます。

業務遂行力で評価する

いくつかの場面を選んで確認できます。

  • 資料の保存場所を特定するのにどれくらいかかるか？
  • 依頼は適切な窓口に回されたか？
  • システム変更時にデータ一覧は更新されているか？

基準となるデータがない場合は、改善目標を設定する前にまず測定します。

目指すのは、チームが根拠を持って連携し、個人の記憶への依存を減らし、次の管理ステップの基盤を築くことです。

Metatekの支援内容

Metatekは、業務プロセスの調査、データフローの棚卸しと記述、責任の明確化、導入優先順位の提案を支援します。専門的な法的見解が必要な事項は、合意した範囲で適切な機関や専門家と連携して対応します。

参考資料

[1] 国会 — 個人データ保護法 第91/2025/QH15号：https://chinhphu.vn/?docid=214590&pageid=27160

[2] NIST — Getting Started with the Privacy Framework：https://www.nist.gov/privacy-framework/getting-started-0

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